IT系メモ

興味のあったことや、勉強したことなどをメモしていきます。

プロジェクトと個人タスクを連携したい

ソフト開発ではないのでアジャイルではない。
カンバン方式での管理は出来ない。クラウドは使えない。
Slackも禁止で、会議とメールによってタスクが決まる。
使えるソフトとしてはOfficeくらい。

プロジェクトのスケジュールはパワーポイントでザックリとガントチャートが書かれている。最小単位のWBSに分かれているわけではない。
(そもそもパワポに入り切らない)

 

実際に作業をするときは、そこから個人の作業としてのWBSにわけていくわけなのだが、タスクを並べるのをOutlookのタスクで行っているのだが、元がパワポなのでスケジュールに沿っているかの判断が2つを見比べなければならいのがつらい。

Outlookメインになっているのは会議の管理をOutlookでしているため。
毎日会議が入っており、締め切りから逆算してタスクをいつ始めるか、どれくらいなら終わらせられるかを検討するのに、スケジュール見ながらでなければできない。

メールでもタスクが振ってくるので、チェックを入れてタスクの一覧に入れて処理している。チャットで飛んでくることもあるが、こちらは手入力でタスクに放り込んでいる。

そして進捗報告にパワーポイントで資料を作る。

Outlookのタスクで何がいいのかはスクリーンショットが貼り付けられ、メモ書きも出来るところ。
文字だけだと後から見直したときにわからなくなったり、あとでここチェックが必要になるといったところをメモしておいたりするのにキャプチャで見ると思い出すのでやりやすい。

 

Outlookのタスクで困るのは、サブのタスクとして連携出来ないことと、持っているタスクをパワーポイントとして書き出せないこと。
パワーポイントに書き出せないために、期日や進捗は入れても手間なだけになってしまって止めてしまった。

 

あとはタスクの順番が困る。数日かかるタスクと、数時間で終わるがすぐ対応しないといけないタスクがメールで飛んでくるといった具合だ。
メールでフラグをつけるだけだと、タスクと分離されるわけだが、20,30ほどタスクがあると、順番を管理することすら大変になる。

結局、タスクの表示では処理ができなくなり、スケジュール側にタスクを入れて、この時間にはこのタスクを処理する時間を確保している。

 

色々連携したい&楽したい

ガントチャートだけ見ていると困るのが、後の工程のために、誰かに連絡をいれるなどの、細かいタスクが入っていなかったりする。
フォーマットを用意するとか、アウトプットのすり合わせのための資料を作るなど、個人には必要なのだが、他の人には不要なものだったりする。

MS ProjectとOutlookと連携して、プロジェクトの大きなWBSと、細かい個人レベルのタスクとを連携したいわけだ。
あとはOutlookのスケジュールにMS Project側のWBSを上の方に表示して欲しいといういのもある。