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IT系メモ

興味のあったことや、勉強したことなどをメモしていきます。

プロジェクトと個人タスクを連携したい

ソフト開発ではないのでアジャイルではない。
カンバン方式での管理は出来ない。クラウドは使えない。
Slackも禁止で、会議とメールによってタスクが決まる。
使えるソフトとしてはOfficeくらい。

プロジェクトのスケジュールはパワーポイントでザックリとガントチャートが書かれている。最小単位のWBSに分かれているわけではない。
(そもそもパワポに入り切らない)

 

実際に作業をするときは、そこから個人の作業としてのWBSにわけていくわけなのだが、タスクを並べるのをOutlookのタスクで行っているのだが、元がパワポなのでスケジュールに沿っているかの判断が2つを見比べなければならいのがつらい。

Outlookメインになっているのは会議の管理をOutlookでしているため。
毎日会議が入っており、締め切りから逆算してタスクをいつ始めるか、どれくらいなら終わらせられるかを検討するのに、スケジュール見ながらでなければできない。

メールでもタスクが振ってくるので、チェックを入れてタスクの一覧に入れて処理している。チャットで飛んでくることもあるが、こちらは手入力でタスクに放り込んでいる。

そして進捗報告にパワーポイントで資料を作る。

Outlookのタスクで何がいいのかはスクリーンショットが貼り付けられ、メモ書きも出来るところ。
文字だけだと後から見直したときにわからなくなったり、あとでここチェックが必要になるといったところをメモしておいたりするのにキャプチャで見ると思い出すのでやりやすい。

 

Outlookのタスクで困るのは、サブのタスクとして連携出来ないことと、持っているタスクをパワーポイントとして書き出せないこと。
パワーポイントに書き出せないために、期日や進捗は入れても手間なだけになってしまって止めてしまった。

 

あとはタスクの順番が困る。数日かかるタスクと、数時間で終わるがすぐ対応しないといけないタスクがメールで飛んでくるといった具合だ。
メールでフラグをつけるだけだと、タスクと分離されるわけだが、20,30ほどタスクがあると、順番を管理することすら大変になる。

結局、タスクの表示では処理ができなくなり、スケジュール側にタスクを入れて、この時間にはこのタスクを処理する時間を確保している。

 

色々連携したい&楽したい

ガントチャートだけ見ていると困るのが、後の工程のために、誰かに連絡をいれるなどの、細かいタスクが入っていなかったりする。
フォーマットを用意するとか、アウトプットのすり合わせのための資料を作るなど、個人には必要なのだが、他の人には不要なものだったりする。

MS ProjectとOutlookと連携して、プロジェクトの大きなWBSと、細かい個人レベルのタスクとを連携したいわけだ。
あとはOutlookのスケジュールにMS Project側のWBSを上の方に表示して欲しいといういのもある。

コマンドを人にどう伝えるか問題

  • コンピュータは今のスマフォより小さくならない。
    iPhone7 とPlusを比べて、Plusの方に魅力はある。
    (手の大きさやポケットに入るかなどの問題で小さいのを選ぶ可能性はある)

  • 視覚情報を使う場合、iPone7 Plusの大きさが限界。
    (ベゼルをなくすなど、多少は画面は大きく出来る余地はあり)

    コマンドの数は限界があり、アプリの数も限界がある。
    ランチャー的なものは一部のマニア向け。

  • Amazon Alexaだと、コマンドを覚えておかないといけない。
    視覚情報に頼っている状況なので、コマンドをそれほど覚えられない。
    何かしら実行前に補助する必要がある。
    コマンドの階層を音声で伝えるなど。

    ただしコマンドも音声で伝えていくので、最初に読み上げたコマンドを最後のコマンド読まれたときまで覚えておく必要がある。
    コマンドの一覧を伝えるのにも時間がかかる。

  • ジェスチャーも同様。コマンドが複数ある場合覚えきれない。
    SAOはジェスチャーは一つ。そこから後は視覚情報に頼っていた。

Power BIに期待すること

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Power BIがOfficeのグループの中にまだ入っていないのだが、上の用にグラフを書くことを主な目的にしたものだ。
エクセル2013以降だとアドインもあり、エクセル上でも出来る。

Web上にあるデータを引っ張ってきて加工できるところと、グラフがそのままレポートに使えるところがよい。
データの形式が毎回変わると更新のたびに使えなくなるが。

 

総務省などが出す統計データだけでも、プロジェクトファイル共有できたらいいのだが。